Datenschutzrichtlinie

1. Verantwortlicher

Im Rahmen seiner satzungsgemäßen Tätigkeit erhebt, verarbeitet und nutzt Jugendbildung in Gesellschaft und Wissenschaft e.V. (JGW e.V.) personenbezogene Daten (kurz „Daten“) bei der Organisation und Durchführung seiner Projekte. Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Jugendbildung in Gesellschaft und Wissenschaft e.V.
c/o RA Dr. Jenckel
Hegelplatz 1
10117 Berlin
E-Mail: info@jgw-ev.de

JGW e.V. hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:

E-Mail: datenschutz@jgw-ev.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Schutz personenbezogener Daten hat für den JGW e.V. einen hohen Stellenwert. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
  • Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten)

Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der folgenden Grundsätze:

  • Datenminimierung
  • Zweckbindung
  • Vertraulichkeit und Integrität
  • Speicherbegrenzung

3. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

4. Datenverarbeitung im Rahmen unserer Projekte

4.1. Allgemeine Verarbeitung im Rahmen von Akademien

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur:

  • Organisation, Durchführung sowie Vor- und Nachbereitung der Akademien
  • Durchführung von Bewerbungs- und Auswahlverfahren
  • Koordination der Kursarbeit und internen Abläufe
  • Kommunikation zwischen allen Beteiligten
  • Gewährleistung eines sicheren und reibungslosen Ablaufs
Verarbeitete Daten

Stammdaten:

  • Name
  • Anschrift
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer / Mobilnummer
  • Geburtsdatum

Organisationsdaten:

  • Zuordnung zu Akademien und Kursen
  • Notfallkontakt (inkl. Kontaktdaten)
  • interne Kommunikationsdaten

Identifikationsdaten:

  • Lichtbild zur Identifikation während der Akademie
Rechtsgrundlagen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Teilnahme bzw. Mitarbeit)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Organisation und interne Kommunikation)
Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten werden im erforderlichen Umfang weitergegeben an:

  • Mitglieder der Organisationsteams und der Akademieleitung
  • weitere an der Durchführung beteiligte Personen (z. B. Kursleitende)
  • Versicherungen, soweit dies zur Abwicklung erforderlich ist
Speicherdauer

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung der Akademien erforderlich ist und gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

4.2. Besondere Regelungen für Teilnehmende

Zusätzliche Datenkategorien

Gesundheitsdaten:

  • Vorerkrankungen
  • Medikamente
  • Allergien und Unverträglichkeiten

Ernährungsdaten:

  • Ernährungspräferenzen

Finanzdaten (falls erforderlich):

  • Teilnahmebeiträge
  • Angaben zu Ermäßigungen oder Erlass
Zweck der Verarbeitung

Zusätzlich erfolgt die Verarbeitung zur:

  • Erfüllung der Aufsichtspflicht
  • Gewährleistung der gesundheitlichen Sicherheit der Teilnehmer:innen
  • Organisation der Verpflegung
Rechtsgrundlagen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahme an der Akademie)
  • Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Gesundheitsdaten auf Grundlage einer Einwilligung)
Weitergabe von Daten

Zusätzlich können Daten weitergegeben werden an:

  • medizinisches Personal im Notfall
  • die Küche (Ernährungsdaten, soweit möglich ohne direkten Personenbezug)
Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der zur Durchführung der Akademie erforderlichen Daten ist verpflichtend.

Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung.
Ohne diese Angaben kann eine Teilnahme in der Regel nicht erfolgen, da die Sicherheit der Teilnehmer:innen nicht gewährleistet werden kann.

Speicherdauer
  • Gesundheitsdaten werden in der Regel spätestens ein Jahr nach Ende der Akademie gelöscht
  • Finanzdaten werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert
  • übrige Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind

4.3. Projektverantwortliche und Mitarbeitende

Zusätzliche Datenkategorien

Qualifikationen und Erfahrungen:

  • Bildungsabschluss
  • pädagogische Vorkenntnisse

Gesundheitsdaten:

  • Vorerkrankungen
  • Medikamente
  • Allergien und Unverträglichkeiten

Ernährungsdaten:

  • Ernährungspräferenzen
  • Kontoverbindung und Abrechnungsdaten
Zweck der Verarbeitung

Zusätzlich erfolgt die Verarbeitung zur:

  • Auswahl geeigneter Projektverantwortlicher
  • Gewährleistung der gesundheitlichen Sicherheit der Mitarbeitenden
  • Organisation der Verpflegung
  • Organisation und Durchführung der Mitarbeit
  • Abwicklung von Erstattungen und Aufwandsentschädigungen
Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der zur Durchführung der Akademie erforderlichen Daten ist verpflichtend.

Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung.
Ohne diese Angaben kann eine Teilnahme in der Regel nicht erfolgen, da die Sicherheit der Mitarbeitenden nicht gewährleistet werden kann.

Zusätzlich können Daten weitergegeben werden an:

  • andere Mitglieder der Organisationsteams
  • Teilnehmer:innen (z. B. Name und Funktion der Kursleitung)

Eine Veröffentlichung von Daten (z. B. Fotos oder biografische Angaben) erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung.

Speicherdauer
  • Gesundheitsdaten werden in der Regel spätestens ein Jahr nach Ende der Akademie gelöscht
  • Finanzdaten werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert
  • übrige Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind

4.4. Vereinsmitglieder

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur:

  • Begründung, Durchführung und Beendigung der Mitgliedschaft
  • Verwaltung der Mitglieder
  • Kommunikation mit den Mitgliedern
  • Organisation von Vereinsaktivitäten
Verarbeitete Daten
  • Stammdaten
  • Mitgliedschaftsdaten
  • Finanzdaten
Rechtsgrundlagen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Speicherdauer
  • während der Mitgliedschaft
  • danach gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

5. Bild- und Medienverarbeitung

Im Rahmen unserer Akademien können Bild- und Videoaufnahmen erstellt werden.

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Dokumentation der Akademien
  • Bereitstellung einer internen Galerie für Teilnehmende und Mitarbeitende
  • Archivierung von Veranstaltungen
  • Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Website, Programmhefte, soziale Medien)

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unterschiedlicher Rechtsgrundlagen:

  • Interne Nutzung:
    Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation und Nachbereitung der Akademien sowie an der Förderung des Gemeinschaftserlebnisses)
  • Externe Veröffentlichung:
    Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Hinweise zur Durchführung

Vor der Anfertigung von Aufnahmen wird darauf hingewiesen, dass eine Teilnahme an Foto- oder Videoaufnahmen freiwillig ist und jederzeit die Möglichkeit besteht, nicht teilzunehmen oder einer Verwendung zu widersprechen.

Widerspruch und Widerruf

  • Ein Widerspruch gegen die interne Nutzung von Aufnahmen ist jederzeit möglich
  • Einwilligungen zur Veröffentlichung können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden

Im Falle eines Widerrufs oder Widerspruchs werden betroffene Inhalte, soweit möglich, nicht weiter verwendet bzw. entfernt.

Bereitstellung von Bildmaterial

Bild- und Videomaterial kann den Teilnehmenden und Mitarbeitenden nach der Akademie über geschlossene Plattformen mit Zugriffsbeschränkung zur Verfügung gestellt werden.

6. Kommunikation mit uns

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (z. B. per E-Mail), werden die übermittelten Daten verarbeitet, soweit dies zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei Anfragen im Zusammenhang mit Teilnahme oder Mitgliedschaft)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (allgemeine Anfragen und Kommunikation)

7. Einsatz von Auftragsverarbeitern

Zur Unterstützung unserer Tätigkeit setzen wir Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO).

Hierzu zählen insbesondere:

  • Hosting-Dienstleister
  • E-Mail- und Kommunikationsdienste
  • Kollaborationsplattformen (z. B. Microsoft 365)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage entsprechender Verträge zur Auftragsverarbeitung.

8. Website / Online-Präsenz

8.1. Zugriffsdaten (Logfiles)

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen durch den Browser des Endgeräts an unseren Server übermittelt und in Logfiles gespeichert.

Dabei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • aufgerufene Seite
  • zuvor besuchte Website (Referrer)
  • verwendeter Browser und Betriebssystem
Zweck der Verarbeitung
  • Bereitstellung der Website
  • Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit
  • Fehleranalyse
Rechtsgrundlage
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

8.2. Cookies

Unsere Website verwendet keine Cookies zu Analyse- oder Trackingzwecken.

Es können technisch notwendige Mechanismen eingesetzt werden, die für den Betrieb der Website erforderlich sind.

8.3. Sicherheitsmechanismen

Zur Absicherung unserer Formulare gegen automatisierte Anfragen setzen wir Sicherheitsmechanismen ein (z. B. hCaptcha oder vergleichbare Technologien).

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • IP-Adresse
  • technische Informationen zum Browser
  • Interaktionsdaten
Zweck der Verarbeitung
  • Schutz vor missbräuchlicher Nutzung
  • Sicherstellung der Funktionsfähigkeit von Formularen
Rechtsgrundlage
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Hinweis zur Datenübermittlung

Soweit externe Dienste eingesetzt werden, kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer kommen.

In diesen Fällen stellen wir sicher, dass geeignete Garantien gemäß DSGVO bestehen (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

8.4. Social Media

Wir unterhalten Onlinepräsenzen auf folgenden Plattformen:

  • Instagram
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Wikipedia
Zweck der Nutzung
  • Information über unsere Aktivitäten
  • Kommunikation mit Interessierten
Hinweis zur Datenverarbeitung

Beim Besuch unserer Profile kann es zu Datenverarbeitungen durch die jeweiligen Plattformbetreiber kommen.

Rechtsgundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Hinweis zu Betroffenenrechten

Anfragen zu Datenverarbeitungen auf diesen Plattformen sollten in der Regel direkt an die jeweiligen Anbieter gerichtet werden.

9. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn:

  • dies zur Durchführung von Verträgen erforderlich ist
  • eine gesetzliche Verpflichtung besteht
  • eine Einwilligung vorliegt

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder Änderungen unserer Leistungen anzupassen.